VacationManager - Urlaubs- und Abwesenheitsdaten übersichtlich verwalten

Nur ein Mitarbeiter, der sich regelmäßig von den Strapazen der Arbeit erholen kann, ist ein motivierter, produktiver und leistungsstarker Mitarbeiter. Daher gibt es in jeder Unternehmung, vom Kleinbetrieb bis hin zum Global Player Urlaubsregelungen. Diese variieren je nach Gewährung von Urlaubsanspruch, von Brückentagsregelungen, von Bundeslandabhängigen Feiertagen etc.

So unterschiedlich die Regelungen sind, so unterschiedlich sind auch die Handhabungen bei der Verwaltung von Urlaub. Die einen benutzen Karteikarten und gelbe Zettel, die anderen verwenden vielleicht SAP. Beide Systeme können unübersichtlich sein. Das eine wegen der hohen Komplexität, das andere wegen der Willkür und Disziplin der verwaltenden Personen. Ziel des We4IT VacationManagements ist die einfache und übersichtliche Verwaltung von Urlauben in einem Unternehmen.

Urlaubsanträge im Genehmigungsprozess
Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit, über eine einfache Maske Urlaubsanträge zu stellen und zur Genehmigung an eine definierte Person weiterzuleiten. Dies kann entweder innerhalb eines fest vorgegebenen und von We4IT gelieferten Workflows geschehen oder frei über die We4IT Workflow-Engine (Optional) gesteuert werden. Genehmigte Urlaube werden im Konto des Mitarbeiters verbucht. Urlaube können dann bestätigt, geändert nachbeantragt oder storniert werden.

Verwaltung von Urlaubskonten
Für jeden Mitarbeiter wird pro Jahr ein Urlaubskonto angelegt, in welchem der Urlaubsanspruch, die Resturlaubstage des Vorjahres, der genommene Erholungsurlaub, sowie genehmigte Sonderurlaube und Ausgleichtage für Mehrarbeit verbucht werden. Die Verbuchung erfolgt monatsweise, d.h., wenn der Mitarbeiter einen Urlaub über Monatsgrenzen hinweg nimmt, dann werden die genehmigten Tage umgerechnet auf die Monate im Urlaubszeitraum. Bei Jahreswechseln werden für jeden Mitarbeiter direkt neue Konten angelegt, in welche bei bestehenden Vorjahreskonten automatisch vom System die verbleibenden Resturlaubstage übertragen werden. Falls es eine Regelung für den Verfall von Resturlaubstagen aus dem Vorjahr gibt, die bis zu einem bestimmten konfigurierbaren Zeitpunkt erlöschen, so kann die Funktion zur automatischen Warnung der Mitarbeiter bei der Kontenanlage und nochmals x Tage vor dem Verfall aktiviert werden. Der Verfall wird vom System verbucht und vermerkt.

Auswertungen
Über geeignet aufgebaute Ansichten kann jederzeit die Urlaubssituation im Unternehmen analysiert werden und zwar auf Mitarbeiter-, Abteilungs- und Unternehmensebene. Dabei können der Gesamturlaubsanspruch, die Resturlaubstage, die genommen Erholungsurlaubstage, Sonderurlaubstage und Ausgleichtage pro Monat und der noch verbleibende Anspruch ausgewertet werden.

Key Features:

• Einfache Eingabemaske für Urlaubsanträge
• Genehmigungsverfahren per integriertem Workflow
• Beantragung und Verbuchung von Erholungsurlaub, Sonderurlaub, halbe Urlaubstage und Ausgleich für Mehrarbeit
• Automatisierter Jahreswechsel mit Anlage neuer Konten und Übertrag von Resturlaub
• dynamisch konfigurierbare Exportschnittstelle
• Spracheinstellung Englisch und Deutsch auf Benutzerebene
• Einfache Erweiterung um weitere Sprachen Erstellung von Urlaubseinträgen
• Zuschaltbarer automatischer Verfall von Resturlaubstagen mit vorheriger Warnung an betroffene Mitarbeiter
• Diverse Auswertungsmöglichkeiten über Urlaubsbestand, genommene Urlaube und Resturlaub auf verschiedenen Hierarchieebenen einer Unternehmung